EDI in Finance

 

Informatieverstrekking en -verwerking in gecentraliseerde treasuries

("if the world is your stage, then you need an international language")

 

 

Utrecht, 29 september 1993

 

Drs. P. Ploum

 

 

Inleiding 3

Cash Management 4

Electronic Banking 7

Betalingsverkeer 8

Netting 10

Factoring 12

Samenvatting 13

Introductie van EDI 14

 

 

Inleiding

 

In deze tijd speelt snelheid een grote rol in de bedrijfsvoering van veel ondernemingen. Het besparen in de aanlevertijd van informatie krijgt derhalve veel aandacht, evenals een efficiënte verwerking van de beschikbare informatie.

Ook bij treasuries is dit belangrijk. Koersfluctuaties kunnen de resultaten en de balans in belangrijke mate beïnvloeden, evenals niet-optimale rentebaten en -kosten. Daarom moeten saldo-regulatie en middelenbeheer dagelijks zo snel mogelijk plaatshebben.

 

Meer informatie is nodig dan vroeger om goed, voldoende nauwkeurig en toch ook alert te reageren op wisselende omstandigheden. En deze veelheid aan informatie kan van zeer uiteenlopende bronnen komen. Echter, vaak is er niet voldoende informatie beschikbaar, of het is niet tijdig genoeg, of niet frequent. Zowel op het gebied van intracompany informatie-uitwisseling als dat van de communicatie tussen bedrijven zijn er helaas nog de nodige moeilijkheden. Ook bij banken, één van de tegenpartijen van een treasury, zijn er nog verschillen in veel praktische zaken, ondanks het feit dat de principes van het bankieren in veel landen natuurlijk vergelijkbaar zijn.

 

Dit artikel gaat in op de informatie-behoefte van treasuries, wat de problemen zijn waarmee de treasury wordt geconfronteerd, en het geeft aan in welke richtingen oplossingen kunnen worden gezocht. Dit artikel poogt een pleidooi te zijn voor het gebruik van EDI in de treasury. Het pleidooi is hier gebaseerd op voorbeelden en styleringen van huidige situaties van informatie-uitwisseling.

 

Binnen Finance-IT zijn wij stellig overtuigd van de voordelen ervan. "EDI makes sense". Technisch: standaardisatie bespaart kosten (zowel centraal als decentraal), inhoudelijk (informatie is sneller beschibaar waardoor de risico-posities sneller in kaart kunnen worden gebracht, hetgeen een snellere/betere risicobeheersing mogelijk maakt).

 

Algemeen

Op andere gebieden dan het financiële worden er reeds mogelijkheden onderzocht en ingevoerd om informatie-verwerking te verbeteren. In de financiële en vooral de treasury wereld blijft er helaas nog veel ambachtelijkheid over.

 

Treasuries maken tegenwoordig ook meer en meer gebruik van electronische hulpmiddelen om de tijdsdruk de baas te blijven. Maar naast hun voordelen brengen computers en software weer geheel eigen eisen en problemen met zich mee.

 

Een van die eisen is die van een rigoureuse exactheid in de definitie van gegevens en processen, en dat terwijl grenzen (geografische en informatietechnische) telkens verlegd worden. Hier is de vorm van informatieuitwisseling belangrijk, met name voor de latere verwerking ervan. Elk functioneel of geografisch gebied hanteert helaaas eigen structuren, of de informatie is zelfs helemaal niet aanwezig in makkelijk verwerkbare vorm, en de middelen die ter beschikking staan bieden nog niet de gewenste flexibiliteit voor de informatiegebruikers.

 

Het ontbreken van standaards op een aantal gebieden betekent helaas een langzame automatiseerbaarheid, en dit is weer een knelpunt in het dagelijkse werk van de treasury.

De introductie van EDI, een "flexibele structuur in een vaste syntax", en niet in de laatste plaats de "democratische" wijze van totstandkoming van internationaal geaccepteerde berichten, luidt, ook voor de financiële functies, een periode in waarin de informatiegebruikers, de vakmensen, kunnen aangeven hoe hun "werkelijkheid" eruit ziet. En gelukkig niet in termen van files en records waar automatiseerders mee werken. En voor elk van de functies binnen een treasury biedt EDI goede mogelijkheden voor de meest voorkomende problemen.

 

Cash Management

Dagelijks zijn de twee belangrijkste informatiebronnen van de Treasury: groepen binnen het eigen bedrijf en de banken.

De banken leveren saldo-informatie aan in de vorm van een dagafschrift. Dit houdt echter niet meer in dan een overzicht van het bij de banken bekende verleden. De dagafschriften bereiken de treasury meestal per post, soms middels Electronic Banking. Sinds het midden van de jaren '80 biedt een groot aantal banken, zowel Nederlandse als buitenlandse, systemen aan aan treasuries: electronic banking, al dan niet aangevuld met faciliteiten voor cash en treasury management. Deze door banken aangeboden oplossingen zijn een zeer goede eerste stap in het proces van efficiency-verbetering. Er is een zekere mate van overeenstemming in de communicatievormen geboden door banken, en de ontvangen informatie is -zo niet volledig- wel een goed begin voor optimalisatie. Doordat zij door (individuele) banken worden aangeboden, vertonen ze elk toch hun eigen karakteristieken. Zij gaan echter alle onvoldoende uit van een fundamentele analyse van de specifieke wensen en problemen van een treasury, en schieten daarom vaak te kort.

 

De operationele groepen vormen de tweede belangrijke informatiebron. Hun activiteiten, alsmede die van hun handelspartners, beïnvloeden de liquiditeitpositie van de onderneming, zowel de huidige als de toekomstige.

Gegevens over de operationele geldstromen, zowel reeds geïnitieerd als gepland, dienen voor een goed cash management ook bekend te zijn bij de treasury. Intern is het al vaak moeilijk om deze gegevens tijdig en volledig te verkrijgen. Bij zelfstandige dochterbedrijven speelt bovendien het probleem van het mogelijk aantasten van hun zelfstandigheid.

Toch verdient het aanbeveling om ook de interne groepen en dochterbedrijven geautomatiseerd informatie te laten aanleveren, opdat de Treasury in staat kan zijn om vóór het sluiten van de clearing de liquiditeitenpositie (valutaire dagstand) te bepalen.

En een systeem met on-line en snel verwerkbare informatie betekent een grotere efficiency binnen de treasury. Hiermee wordt zij het beste in staat gesteld om noodzakelijke saldoregulatie- en treasurytransacties te bepalen en uit te voeren.

De informatievoorziening van de treasury in het prognostiseren van de liquiditeiten ziet er schematisch als volgt uit:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 1. Informatievoorziening voor liquiditeitenprognoses

 

In figuur 1 worden er drie informatiekanalen onderscheiden.

Het eerste betreft de intercompany communicatie: het trajekt tussen koper en verkoper. Hier wordt het primaire proces afgewikkeld, van offertes, bestellingen en facturen. Dit is de eerste bron van financiële handelingen.

 

Het tweede informatiekanaal is het bedrijfsinterne trajekt: tussen de treasury enerzijds en de operationele en de financieel-administratieve groepen anderzijds. In deze laatste categorie komen de meer stabiele geldstromen voor: salarisbetalingen, belastingen, ... Ook hier verdient het aanbeveling om berichten van toekomstige (inkomende en uitgaande) betalingen beschikbaar te maken aan de treasury.

 

Het derde kanaal bevat de communicatie uit hoofde van cash- en treasury management. Saldo- en transactierapportage verkregen van de bank(en), (meestal na de feiten), die mede aanleiding geeft tot saldoregulatie en cash management activiteiten.

 

Indien de treasury geïnformeerd wordt over verwachte en/of geplande in- en verkoopactiviteiten (en de daarbij behorende geldstromen), dan is zij in staat om ook op langere termijn de liquiditeiten-voorraad te besturen. Een nog betere informatie en controle heeft de treasury, wanneer zij als schakel kan dienen in het commerciële proces en de daarmee samenhangende betaalcyclus.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 2. De treasury als schakel in het commerciële proces

 

In deze opzet worden de operationele groepen weliswaar geïnformeerd over crediteringen en debiteringen, maar de treasury is degene die de betalingen autoriseert, op basis van opdrachten vanuit die operationele groepen.

 

Welke informatie-uitwisselingen spelen hier een rol? Voor het eerste kanaal koper/verkoper spreken we over bestellingen en facturen. Hiervoor worden inmiddels al bij diverse ondernemingen gebruik gemaakt van bestaande EDI standaardberichten.

 

In het tweede treasury/groepen zijn de betalingsopdracht en de crediterings- resp. debiteringsadviezen relevant. Voor deze groep informatiestromen zijn reeds EDI berichten beschikbaar: een copie PAYORD (betaalopdracht) resp. een copie INVOIC (factuur) geschikt.

 

Het derde kanaal treasury/banken wordt meestal afgedekt door electronic banking en treasury management software. Theoretisch, want deze software biedt meestal alleen saldo- en transactierapportage, soms ook transactie-initiatie, en (niet meer dan) een registratiefunctie voor afgesloten contracten.

Zelden worden er mogelijkheden geboden voor contract-initiatie of voor het verzenden, cq. het ontvangen en reconciliëren van confirmaties.

Bovendien vindt deze communicatie, indien elektronisch, meestal plaats in een interbancair formaat (zoals SWIFT, of in Nederland ook het BGC formaat). Er zijn inmiddels ook EDIFACT berichten gedefinieerd voor transactie-rapportage en -initiatie. Deze worden echter nog niet gebruikt.

Voor saldo-informatie is het STATAC (Statement of Account) bericht in ontwikkeling. Er ontbreken echter nog berichten voor het inzetten en het confirmeren van financiële instrumenten. De noodzaak voor confirmaties wordt overigens ook sterk bepaald door Administratieve Organisatie / Interne Controle overwegingen, zeker gezien de moeilijkheden in het sluitend vastleggen van treasury activiteiten en de mogelijkheden tot fraude.

 

Electronic Banking

Het lijkt er op dat de banken stappen hebben ondernomen om de treasurer van dienst te zijn door in te gaan op zijn wens van snellere informatie-aanlevering. Niet alleen dat, een aantal banken koppelden aan hun EB systeem vaak een treasury management applicatie. Vanuit het perspectief van de gebruiker vertonen de aangeboden Electronic Banking systemen echter nog een aantal - fundamentele - nadelen.

Zeker 50% van het aanbod betreft monobank systemen: de gebruiker kan alleen informatie ontvangen over rekeningen aangehouden bij de aanbiedende bank. Indien de treasurer electronisch inzage wil in zijn rekeningen, dan is hij/zij in feite veroordeeld tot het installeren van evenveel EB systemen op zijn bureau als hij banken heeft.

Een op internationale schaal opererende treasurer wordt bovendien geconfronteerd met de al dan niet gestandaardiseerde berichten vanuit andere landen: het ETEBAC formaat van de Franse banken, of het CODA formaat van de Belgische banken bijvoorbeeld, wijken af van het Nederlandse BGC formaat of het formaat van de afzonderlijke banken. Zelfs binnen één bank treft men soms formaat- en protocolverschillen, zowel voor de aanlevering van informatie als voor het doen van betalingen.

Een aantal banken kwam met eigen oplossingen voor dit probleem. Een voorbeeld hiervan is de dienst "Concentrating Bank", waarbij (electronische) dagafschriften van verschillende banken bij één "verzamelende" bank worden geconcentreerd, en klaargezet voor of doorgestuurd naar de treasurer.

 

De verwerkbaarheid van het electronisch dagafschrift in de eigen administratie is daarnaast ook laag. De in-house administratie werkt meestal volgens andere structuren dan die waarin de saldo- en transactie-informatie wordt aangeleverd. Dit verplicht het bedrijf om programma's te (laten) schrijven voor formaatconversie. Er blijft evenwel het probleem dat het veld transactie-omschrijving zelf niet gestandaardiseerd is. Voor inkomende betalingen houdt dit in dat men voor de invulling ervan afhankelijk is van de discipline van de betalende debiteur. Dit is nauwelijks bevredigend te noemen indien men uit is op vol-automatische verwerking.

 

Elke bank staat verder alleen betalingsopdrachten toe vanuit het eigen EB systeem. Een reden hiervoor is dat elk EB pakket andere technische specificaties heeft ten aanzien van berichtformaten, beveiliging en datacommunicatieprotocollen. Dit verplicht een treasurer met rekeningen bij meerdere banken om evenzoveel EB systemen te gebruiken.

 

Ondanks het feit dat er voor inkomende en uitgaande betalingen reeds standaarden gedefinieerd zijn (PAYORD, DEBADV, REMADV en CREADV) en voor implementatie beschikbaar, heeft de financiële wereld in het trajekt bank-bedrijf nog geen EDI standaarden geïmplementeerd. Desondanks blijft het voor de treasurer van groot belang om reeds intern de beschikking te hebben over een efficiënt informatie-aanlevering en -verwerkingssysteem, een EDI systeem.

 

Betalingsverkeer

Betalingen zijn het resultaat van commerciële verplichtingen (inkopen), niet commerciële verplichtingen (belastingen, salarissen), financiële verplichtingen (leningen), saldo-regulaties en cash management (geldstromen uit hoofde van financiële contracten).

Sommige van deze betalingen kunnen binnenlandse betalingen zijn. Het feit dat bankengemeenschappen in sommige landen standaarden hebben afgesproken vereenvoudigt inderdaad de systematiek van het aanmaken van betaalopdrachten, maar het doet niets af aan het feit dat de treasury met de problemen te maken krijgt van andere (niet bancaire) standaarden. Treasury systemen en de informatie van andere bedrijfsonderdelen werken niet met bancaire standaards. Het is niet mogelijk om rechtstreeks vanuit de eigen administraties betaalopdrachten aan te maken in het door de specifieke bank voorgeschreven formaat. Bovendien heeft men weer te maken met verschillen in communicatie-procedures en beveiliging tussen alle banken. Daar men rekening moet houden met het feit dat bedrijven niet alleen rekeningen aanhouden bij banken in eigen land zou een internationale standaard grote voordelen bieden. Het EDI concept biedt deze voordelen. EDIFACT is de concrete vorm van een dergelijke internationale standaard.

Het gebruik van een EDI standaard maakt het daarnaast mogelijk om het betaalproces verder te vereenvoudigen. Immers, verschillende documenten zijn volgens dezelfde vaste structuur opgebouwd.

Het gebruik van EDI maakt het bijvoorbeld mogelijk om een binnengekomen factuur eenvoudig te transformeren in een betaalopdracht.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 3. de factuur wordt betaalopdracht

 

De in figuur 3 aangegeven informatiestromen zijn overigens reeds vertaald in bestaande (VN-standaard) EDI berichten. Hier speelt dus veeleer een probleem van overgaan tot implementatie in het trajekt bank-klant.

Door EDI ontstaan echter ook andere mogelijkheden.

Zo kunnen facturen rechtstreeks door de crediteur naar de bank worden gestuurd en de functie van een (nog te tekenen) betaalopdracht te vervullen.

Deze opdrachten kunnen vervolgens door de bank aan het bedrijf worden aangeboden ter controle en autorisatie, waarna ze door de bank kunnen worden uitgevoerd.

 

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 4. De factuur als incasso-opdracht

 

Ook hier is reeds een systematiek voor aanwezig. Het DIRDEB (direct debit = incasso) bericht zou ook nu reeds in gebruik kunnen worden genomen. Uiteraard zal deze configuratie alleen worden geïmplementeerd bij vertrouwde commerciële relaties.

 

Netting

Een van de mogelijke activiteiten van een Treasury, cq. een coordinatie centrum is netting. Dit wordt het meeste toegepast voor het intercompany betalingsverkeer. Het komt echter ook voor, dat externe relaties mede aangesloten worden op een netting proces.

Netting houdt in, dat onderlinge betaalverplichtingen zoveel mogelijk tegen elkaar worden weggestreept. Alle onderlinge facturen worden in een centrale database opgenomen en een optimalisatie wordt verricht om het aantal betalingen en het totale volume ervan zo laag mogelijk te houden.

Vorderingen en schulden worden zo ver mogelijk gesaldeerd.

 

________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 5. Onderlinge betalingen in een situatie zonder netting

In de meeste situaties worden alle onderlinge facturen individueel betaald. Dat dit hoge kosten met zich meebrengt zal duidelijk zijn. Immers, op alle banktransacties worden commissies geheven, en buitenlandse betalingen kunnen ook nog worden belast met FX provisies.

Indien netting wordt toegepast dan wordt het aantal betalingen, en het aantal valuta-transacties sterk omlaag gebracht.

Een indirect maar niet verwaarloosbaar voordeel is dat men nu op centraal niveau ook een veel beter inzicht heeft in de geldstromen die zullen plaatsvinden, en daarmee in staat is om nauwkeuriger saldoprojecties te doen.

________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 6. De situatie ná invoeren van een netting center

 

In het geval dat dit met papier geschiedt kan dit een zeer grote mate van handmatige verwerking betekenen. De voordelen van netting zouden dan wel eens niet kunnen opwegen tegen de toegenomen kosten van de administratieve verwerking. Hier dient dus electronische communicatie en verwerking toegepast te worden, en wel in een structuur waar alle aangesloten netting-partners mee kunnen werken: op een gestandaardiseerde wijze. EDI biedt namelijk standaarden aan die over grenzen heen rijken.

 

Welke EDI berichten zouden hier relevant zijn? Voor de eerste fase, die van de aanlevering van informatie voor de netting-berekeningen, kan volstaan worden met factuur-berichten, het EDI INVOIC bericht. Na de netting dienen de aangesloten partijen een bericht te krijgen, hetzij dat zij moeten betalen, hetzij dat zij fondsen zullen ontvangen: de PAYORD en CREADV kunnen deze functie vervullen. Wederom reeds bestaande berichten.

 

 

Factoring

Factoring is een proces waarbij uitgaande facturen uit handen worden gegeven aan een derde, de factor-maatschappij. Deze neemt het werk en het risico van het innen van de facturen voor zich. Een internationale treasury kan als factor optreden voor de verschillende bedrijfsonderdelen.

De crediteur kan bij de overdracht het factuurbedrag uitgekeerd krijgen, eventueel verminderd met een verdisconteringspercentage. Feitelijk gaat het hier om een bepaalde vorm van kredietverlening, met als zekerheid de verwachting van de factuurbetaling door de debiteur.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 7. Factoring

 

 

Naast de offerte (1) en de bestelling (2) zijn een aantal informatiestromen van belang. De leverancier stuurt facturen naar zijn afnemer en naar de factormaatschappij. Op basis van de ontvangen facturen kan deze laatste de kredietverlening in orde brengen.

 

Samenvatting

De treasury activiteiten vereisen dat veel relevante informatie de Treasury tijdig bereikt, en dat de informatie tijdig wordt verwerkt. Een electronische aanlevering en verwerking van informatie brengt echter weer geheel eigen problemen met zich mee. Computersystemen vergen eenduidigheid, hetgeen lang niet altijd het geval is in de werkelijkheid. Dit geldt voor de informatie-aanlevering, zowel tussen bedrijven als tussen verschillende groepen van één onderneming.

Zo er al problemen bestaan in de communicatie tussen de treasury en de bank(en), tussen ondernemingen en zelfs binnen een onderneming komt men hetzelfde type problemen tegen. In een onderneming bestaan er systemen voor een groot aantal toepassingen: bestellingen, facturering, administratie, logistiek, ... Buiten de onderneming wordt communicatie gepleegd met systemen van anderen, bijvoorbeeld met die van banken.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Fig. 8. De treasury in het web van aanleverende en ontvangende partijen

 

De informatie uit één systeem is vaak nodig in een ander systeem, maar is niet altijd of goed beschikbaar. Elk systeem heeft zo eigen informatie-inhoud en -structuren. Dit betekent dat informatie opgenomen in het ene systeem niet zonder meer bruikbaar is in het andere systeem.

 

Wat zijn nu de consequenties hiervan voor de treasury, en hoe lost de treasury bovengeschetste problemen op?

Er worden tussen één applicatie en de andere hetzij handmatige interfaces geïmplementeerd (printen en overtijpen, met derhalve tijdverlies, fouten, onnodige kosten, ...), hetzij vertaalsoftware. In de meeste gevallen zullen de gegevensstructuren ("datamodellen") onderling niet aansluiten, waardoor een vertaalslag informatieverlies betekent. Voor de communicatie met banken blijft het nog steeds nodig om een aantal electronic banking systemen te installeren. In alle gevallen blijft de verwerkingstijd groot.

 

Er is inmiddels een kader geschapen waarbinnen een aantal problemen op het gebied van efficiënte informatie-uitwisseling kunnen worden opgelost: EDI.

Er zijn standaarden gedefinieerd voor een aantal communicatievormen, maar lang niet alle zijn voor een treasury relevant.

Praktisch gesproken lijken de problemen dus van twee soorten te zijn: definitie en implementatie.

Voor een aantal informatiestromen zijn er reeds berichten ontwikkeld. Hier speelt het probleem dat overgegaan moet worden tot implementatie. Men denke hier aan de berichten voor het betalingsverkeer.

Voor sommige informatiestromen dienen nog EDI berichten te worden gedefinieerd. Bij voorbeeld, de STATAC, en verder vooral berichten voor het initiëren en confirmeren van financiële contracten.