Rijksuniversiteit Groningen, 11 oktober 1996

Drs. P. Ploum

Inleiding — 3

Systeemontwikkelingsmethoden — 3

Ontwikkelstrategieën — 4

Standaardpakketten — 4

Referentie-informatiemodellen — 4

Referentiemodellen en standaardisatie — 5

De scope van referentiemodellen — 5

Economisch perspectief van de referentiestrategie — 6

Referentiemodellen en CASE — 6

ITMIS — 6

Versneld systeemontwikkeling is een van de zeer actuele onderwerpen in de automatisering: hoe kunnen systemen sneller worden ontworpen en gebouwd? Een van de onderzochte mogelijkheden hierin is het gebruik van Referentie Informatiemodellen.

Een methodische aanpak van systeemontwikkeling bestaat uit een aantal fases.

De planningsfase brengt de verschillende bedrijfsfuncties in kaart en levert onder andere inzichten op in de samenhang van de informatievoorziening. De analysefase richt zich op een logisch ontwerp van de informatieverwerking. Hierin staan de informatiebehoeften van één of meer bedrijfsfuncties centraal.

Vervolgens ontstaat er een tweesprong: men kan verder gaan in het ontwikkeltrajekt, of men kan opteren voor het gebruik van een standaardpakket.

Indien het eerste pad wordt gekozen, dan komt nu de ontwerpfase. Hierin wordt een systeem ontworpen op basis van de uitkomsten van de analysefase en de systeemwensen van de gebruiker. Hierna volgt dan de bouwfase.

Indien het de bedoeling is om een standaardpakket te gebruiken, dan worden de ontwerp- en bouwfase overgeslagen. De uitkomsten van de analysefase worden gebruikt om te onderzoeken in hoeverre geboden standaardpakketten aansluiten op de specifieke bedrijfssituatie, en een verschillenanalyse wordt hier ook verricht, met het doel om eventuele maatwerkaanpassingen te inventariseren.

Beide routes worden afgesloten met een testfase, een conversie en een implementatiefase.

De bekende systeemontwikkelingsmethoden zijn gebaseerd op het volgen van een zogenaamde ontwikkelstrategie. Op basis van een nauwkeurige analyse en structurering van de eigen informatiebehoeften wordt een nieuw en volledig op de organisatie toegesneden systeem voor informatievoorziening ontworpen en gerealiseerd. Doorgaans wordt hierbij weinig of geen gebruik gemaakt van reeds beschikbare kennis en ervaring bij anderen: het wiel wordt tegen hoge kosten opnieuw uitgevonden.

Naast de "make" beslissing kan men ook voor de "buy" keuze opteren: standaardpakketten. Het onderzoeken van een standaardpakket betekent in feite dat één of meer van de onderscheiden bedrijfsfuncties worden vergeleken met het referentiemodel dat de leverancier heeft gehanteerd bij het bouwen van zijn standaardpakket.

Aan standaardpakketten zijn echter eveneens nadelen verbonden. Meestal biedt het pakket slechts een deeloplossing, en levert op termijn vaak problemen op. Veel gehoorde klachten in dit verband zijn geringe flexibiliteit bij wijzigende omstandigheden, onvoldoende portabiliteit bij de overgang naar een nieuw systeem, en te weinig mogelijkheden voor integratie met andere systemen.

Meer en meer wordt bij systeemontwikkeling gebruik gemaakt van een referentiestrategie. Hierbij wordt een reeds bestaand systeem voor informatievoorziening dat zich bewezen heeft bij vergelijkbare organisaties, als uitgangspunt genomen om het eigen systeem te analyseren, te ontwerpen of te verbeteren.

Voor het toepassen van een referentiestategie wordt gebruik gemaakt van één of meer referentiemodellen. In zo'n model is voor bepaalde bedrijfsfuncties of combinatie van functies zo volledig beschreven hoe bijvoorbeeld de informatievoorziening in elkaar moet steken. In dit geval wordt gesproken over referentieinformatiemodellen. [slide: RIM] [slide: informatiebehoeftebepaling]

Referentie-informatiemodellen kunnen zowel in de planning- als in de analysefase van het systeemontwikkelingstrajekt zinvol worden ingezet. Belangrijk voordeel van het werken volgens de referentiestrategie is het verkorten van de doorlooptijd [slide: voordelen van een RIM]. Door het referentiemodel te vergelijken met de bedrijfssituatie kan deze snel worden geanalyseerd. De doorgaans tijdrovende inspanning om de feitelijke bedrijfssituatie te inventariseren en te analyseren wordt hier sterk bekort. Een belangrijk deel van de analyse ligt immers reeds besloten in het gekozen referentie-informatiemodel. Indien daartoe aanleiding bestaat kan vervolgens het referentiemodel worden aangepast aan de bedrijfsspecifieke omstandigheden. Hieruit ontstaat het bedrijfsinformatiemodel waarin de gewenste informatievoorziening is gespecificeerd. [slide: RIM en systeemontwikkeling]

Het volgen van de referentiestrategie kan bovendien een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het ontwikkelingstrajekt.

Deze kwaliteitsverbetering wordt gerealiseerd doordat het referentiemodel een normatieve beschrijving geeft van één of meer voor een organisatie relevante bedrijfsfuncties. Het genoemde normatieve karakter komt verder tot uitdrukking in de nauwkeurige en expliciete beschrijving van de samenhang tussen de verschillende bedrijfsfuncties. Die samenhang blijkt in de praktijk nog vaak te laat of onvoldoende te worden onderkend.

In de analysefase kan het referentie- of het bedrijfsinformatiemodel worden gebruikt om het door de leveranciers geboden referentiemodellen (standaardpakketten) te vergelijken.

Naarmate meer gebruik gemaakt zal worden van referentieinformatiemodellen zullen de voordelen in termen van kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen verder toenemen. Met name de ontwikkelingen op het terrein van standaardisatie als EDIFACT, artikelcodering, harmonisatie van van de fiscale en andere wetgevingen binnen de EEG, betekenen dat veel van deze voorheen bedrijfs- of landspeciefieke zaken ook reeds in het referentie-informatiemodel kunnen worden opgenomen. In deze gevallen ontstaat bij het toepassen van dit soort modellen ook een tijdbesparing in de ontwerpfase.

Referentiemodellen heten dus generiek te zijn. Maar wat is generiek? Er moeten bij het opstellen van een referentiemodel keuzes worden gemaakt. Welk bedrijfstype gaat men modelleren? Handelsondernemingen? Dienstverlening? Of, meer specifiek, de overheid? banken? En welke functies wil men in het model opnemen? Alle? De verkoopfunctie? De inkoopfunctie?

In de praktijk komt men referentiemodellen tegen die zich tot een gedeelte van het bedrijsleven beperken, en vaak tot de reeds goed gestructureerde processen (en niet bijvoorbeeld Raad van Bestuur-achtige beslissingsprocessen).

ITMIS is een referentie-informatiemodel dat zich beperkt tot de treasuryfunctie van een grote onderneming, van beleid en organisatie tot de uitvoering van eenvoudige (geld) transacties.

Wat zijn nu, indien men een referentiestrategie volgt, de kosten die hieraan verbonden zijn?

In het geval het gaat om een standaardpakket toe te passen, dan wordt men geconfronteerd met selectiekosten (de kosten van de vergelijking- en selectieprocedure) en met aanpassingskosten (een standaardpakket zal zelden exact voldoen aan het gehanteerde referentiemodel).

In het andere geval, namelijk de situatie van systeembouw, krijgt men te maken met specificatiekosten en met bouwkosten. Onder specificatiekosten moet verstaan worden die kosten die gemaakt worden om het generieke model aan te vullen cq. aan te passen tot een (bedrijsspecifiek) model.

Het bovenstaande houdt niet een strikte noodzaak in voor het gebruik van een computer. Ook een referentie-model op papier betekent voordelen.

Verdergaande kwaliteitsverbetering en tijdsbesparing kunnen echter worden bereikt door een referentie-informatiemodel op te nemen in een zogenaamde ICASE-tool (Integrated Computer Aided Software Engineering). "Integrated" duidt in dit verband op de ondersteuning die de tool biedt bij het bewaken van de consistentie tussen de verschillende fasen uit het systeemontwikkelingstrajekt, van planning tot bouw. Bovendien zal de mogelijkheid om direct op basis van de ontwerpspecificaties programmacode te genereren zeer veel tijd kunnen besparen.

ITMIS is een acroniem voor Integrated Treasury Management Information System. Het is een model van de treasuryfunctie van een grote onderneming, en dit model is opgenomen in een CASE-tool (IEW/ADW). De treasuryfunctie is hier beschreven vanuit een aantal perspectieven: management, controling, treasury decisions, operations, accounting, ...

In dit model worden zaken beschreven als functies, processen, data flows (informatiestromen), entiteiten, attributen, ...

Afhankelijk van het interessegebied maakt deze tool het mogelijk om een stukje uit het geheel op het scherm te krijgen.

De systeemarchitectuur van ITMIS is dusdanig ontworpen dat het rekening houdt met de situatie van een "normale" treasury, van een coordinatiecentrum, van een reinvoicing of factoring centre, van een finance company, of zelfs van een volledige in-house bank.

Het huidige ITMIS ontwerp verzorgt een negental hoofdfuncties. Deze zijn in de systeem-architectuur op elkaar afgestemd. De functies zijn: fixed data administration, funds management, cashflow management, rerouting en netting, account handling, money movement, forecasting, analysis, en accounting support.

(zie bijlage)

Met deze functie worden de relatief vaste gegevens vastgelegd. Het betreft organisatiegegevens en beheersingsgegevens, relevant voor treasury controlling.

Deze functiemodule richt zich op de operationele geldstromen van het concern. Het verzorgt de registratie van en informatie over de commitments en de daaruit voortvloeiende geldtransacties.

Op basis van de vastgelegde operationele commitments en de financiële contracten worden door deze functie de liquiditeitenvoorspellingen opgesteld.

Deze functie stelt ondersteunende rekenroutines voor operationele beslissingen ter beschikking, en analysemodellen voor managementdoeleinden.

Met behulp van deze functie worden de financiële activiteiten van de treasury in de financiële markten ondersteund. Binnen deze functie worden de financiële contracten afgesloten en de transacties aangemaakt.

Met deze functie wordt bereikt dat geselecteerde geldstromen worden getransformeerd en dat de intercompany afwikkelingen resulteren in gesaldeerde betalingen.

De geldmobilisatiefunctie op werkmaatschappij- of afdelingsniveau wordt door deze module verzorgd. Betaal- en incasso-opdrachten worden hier opgesteld.

Deze hoofdfunctie omvat de functies Bank Account Handling en Intercompany Account Handling, die beide ook met valutaire saldi werken.

De Accounting Support verzorgt de gehele financiële administratie van de financiële activiteiten binnen ITMIS en kan periodiek de afsluitende boekingen aanleveren voor de concernadministratie.