Referentie-informatiemodellen

 

Rijksuniversiteit Groningen, 11 oktober 1996

Drs. P. Ploum

 

 

Inleiding 3

Systeemontwikkelingsmethoden 3

Ontwikkelstrategieën 4

Standaardpakketten 4

Referentie-informatiemodellen 4

Referentiemodellen en standaardisatie 5

De scope van referentiemodellen 5

Economisch perspectief van de referentiestrategie 6

Referentiemodellen en CASE 6

ITMIS 6

 

Inleiding

Versneld systeemontwikkeling is een van de zeer actuele onderwerpen in de automatisering: hoe kunnen systemen sneller worden ontworpen en gebouwd? Een van de onderzochte mogelijkheden hierin is het gebruik van Referentie Informatiemodellen.

 

Systeemontwikkelingsmethoden

Een methodische aanpak van systeemontwikkeling bestaat uit een aantal fases.

 

De planningsfase brengt de verschillende bedrijfsfuncties in kaart en levert onder andere inzichten op in de samenhang van de informatievoorziening. De analysefase richt zich op een logisch ontwerp van de informatieverwerking. Hierin staan de informatiebehoeften van één of meer bedrijfsfuncties centraal.

Vervolgens ontstaat er een tweesprong: men kan verder gaan in het ontwikkeltrajekt, of men kan opteren voor het gebruik van een standaardpakket.

Indien het eerste pad wordt gekozen, dan komt nu de ontwerpfase. Hierin wordt een systeem ontworpen op basis van de uitkomsten van de analysefase en de systeemwensen van de gebruiker. Hierna volgt dan de bouwfase.

Indien het de bedoeling is om een standaardpakket te gebruiken, dan worden de ontwerp- en bouwfase overgeslagen. De uitkomsten van de analysefase worden gebruikt om te onderzoeken in hoeverre geboden standaardpakketten aansluiten op de specifieke bedrijfssituatie, en een verschillenanalyse wordt hier ook verricht, met het doel om eventuele maatwerkaanpassingen te inventariseren.

Beide routes worden afgesloten met een testfase, een conversie en een implementatiefase.

 

Ontwikkelstrategieën

De bekende systeemontwikkelingsmethoden zijn gebaseerd op het volgen van een zogenaamde ontwikkelstrategie. Op basis van een nauwkeurige analyse en structurering van de eigen informatiebehoeften wordt een nieuw en volledig op de organisatie toegesneden systeem voor informatievoorziening ontworpen en gerealiseerd. Doorgaans wordt hierbij weinig of geen gebruik gemaakt van reeds beschikbare kennis en ervaring bij anderen: het wiel wordt tegen hoge kosten opnieuw uitgevonden.

 

Standaardpakketten

Naast de "make" beslissing kan men ook voor de "buy" keuze opteren: standaardpakketten. Het onderzoeken van een standaardpakket betekent in feite dat één of meer van de onderscheiden bedrijfsfuncties worden vergeleken met het referentiemodel dat de leverancier heeft gehanteerd bij het bouwen van zijn standaardpakket.

Aan standaardpakketten zijn echter eveneens nadelen verbonden. Meestal biedt het pakket slechts een deeloplossing, en levert op termijn vaak problemen op. Veel gehoorde klachten in dit verband zijn geringe flexibiliteit bij wijzigende omstandigheden, onvoldoende portabiliteit bij de overgang naar een nieuw systeem, en te weinig mogelijkheden voor integratie met andere systemen.

 

Referentie-informatiemodellen

Meer en meer wordt bij systeemontwikkeling gebruik gemaakt van een referentiestrategie. Hierbij wordt een reeds bestaand systeem voor informatievoorziening dat zich bewezen heeft bij vergelijkbare organisaties, als uitgangspunt genomen om het eigen systeem te analyseren, te ontwerpen of te verbeteren.

Voor het toepassen van een referentiestategie wordt gebruik gemaakt van één of meer referentiemodellen. In zo'n model is voor bepaalde bedrijfsfuncties of combinatie van functies zo volledig beschreven hoe bijvoorbeeld de informatievoorziening in elkaar moet steken. In dit geval wordt gesproken over referentieinformatiemodellen. [slide: RIM] [slide: informatiebehoeftebepaling]

Referentie-informatiemodellen kunnen zowel in de planning- als in de analysefase van het systeemontwikkelingstrajekt zinvol worden ingezet. Belangrijk voordeel van het werken volgens de referentiestrategie is het verkorten van de doorlooptijd [slide: voordelen van een RIM]. Door het referentiemodel te vergelijken met de bedrijfssituatie kan deze snel worden geanalyseerd. De doorgaans tijdrovende inspanning om de feitelijke bedrijfssituatie te inventariseren en te analyseren wordt hier sterk bekort. Een belangrijk deel van de analyse ligt immers reeds besloten in het gekozen referentie-informatiemodel. Indien daartoe aanleiding bestaat kan vervolgens het referentiemodel worden aangepast aan de bedrijfsspecifieke omstandigheden. Hieruit ontstaat het bedrijfsinformatiemodel waarin de gewenste informatievoorziening is gespecificeerd. [slide: RIM en systeemontwikkeling]

Het volgen van de referentiestrategie kan bovendien een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het ontwikkelingstrajekt.

Deze kwaliteitsverbetering wordt gerealiseerd doordat het referentiemodel een normatieve beschrijving geeft van één of meer voor een organisatie relevante bedrijfsfuncties. Het genoemde normatieve karakter komt verder tot uitdrukking in de nauwkeurige en expliciete beschrijving van de samenhang tussen de verschillende bedrijfsfuncties. Die samenhang blijkt in de praktijk nog vaak te laat of onvoldoende te worden onderkend.

In de analysefase kan het referentie- of het bedrijfsinformatiemodel worden gebruikt om het door de leveranciers geboden referentiemodellen (standaardpakketten) te vergelijken.

 

Referentiemodellen en standaardisatie

Naarmate meer gebruik gemaakt zal worden van referentieinformatiemodellen zullen de voordelen in termen van kostenbesparingen en kwaliteitsverbeteringen verder toenemen. Met name de ontwikkelingen op het terrein van standaardisatie als EDIFACT, artikelcodering, harmonisatie van van de fiscale en andere wetgevingen binnen de EEG, betekenen dat veel van deze voorheen bedrijfs- of landspeciefieke zaken ook reeds in het referentie-informatiemodel kunnen worden opgenomen. In deze gevallen ontstaat bij het toepassen van dit soort modellen ook een tijdbesparing in de ontwerpfase.

 

De scope van referentiemodellen

Referentiemodellen heten dus generiek te zijn. Maar wat is generiek? Er moeten bij het opstellen van een referentiemodel keuzes worden gemaakt. Welk bedrijfstype gaat men modelleren? Handelsondernemingen? Dienstverlening? Of, meer specifiek, de overheid? banken? En welke functies wil men in het model opnemen? Alle? De verkoopfunctie? De inkoopfunctie?

In de praktijk komt men referentiemodellen tegen die zich tot een gedeelte van het bedrijsleven beperken, en vaak tot de reeds goed gestructureerde processen (en niet bijvoorbeeld Raad van Bestuur-achtige beslissingsprocessen).

ITMIS is een referentie-informatiemodel dat zich beperkt tot de treasuryfunctie van een grote onderneming, van beleid en organisatie tot de uitvoering van eenvoudige (geld) transacties.

 

Economisch perspectief van de referentiestrategie

Wat zijn nu, indien men een referentiestrategie volgt, de kosten die hieraan verbonden zijn?

In het geval het gaat om een standaardpakket toe te passen, dan wordt men geconfronteerd met selectiekosten (de kosten van de vergelijking- en selectieprocedure) en met aanpassingskosten (een standaardpakket zal zelden exact voldoen aan het gehanteerde referentiemodel).

In het andere geval, namelijk de situatie van systeembouw, krijgt men te maken met specificatiekosten en met bouwkosten. Onder specificatiekosten moet verstaan worden die kosten die gemaakt worden om het generieke model aan te vullen cq. aan te passen tot een (bedrijsspecifiek) model.

 

Referentiemodellen en CASE

Het bovenstaande houdt niet een strikte noodzaak in voor het gebruik van een computer. Ook een referentie-model op papier betekent voordelen.

Verdergaande kwaliteitsverbetering en tijdsbesparing kunnen echter worden bereikt door een referentie-informatiemodel op te nemen in een zogenaamde ICASE-tool (Integrated Computer Aided Software Engineering). "Integrated" duidt in dit verband op de ondersteuning die de tool biedt bij het bewaken van de consistentie tussen de verschillende fasen uit het systeemontwikkelingstrajekt, van planning tot bouw. Bovendien zal de mogelijkheid om direct op basis van de ontwerpspecificaties programmacode te genereren zeer veel tijd kunnen besparen.

 

ITMIS

ITMIS is een acroniem voor Integrated Treasury Management Information System. Het is een model van de treasuryfunctie van een grote onderneming, en dit model is opgenomen in een CASE-tool (IEW/ADW). De treasuryfunctie is hier beschreven vanuit een aantal perspectieven: management, controling, treasury decisions, operations, accounting, ...

In dit model worden zaken beschreven als functies, processen, data flows (informatiestromen), entiteiten, attributen, ...

Afhankelijk van het interessegebied maakt deze tool het mogelijk om een stukje uit het geheel op het scherm te krijgen.

 

De systeemarchitectuur van ITMIS is dusdanig ontworpen dat het rekening houdt met de situatie van een "normale" treasury, van een coordinatiecentrum, van een reinvoicing of factoring centre, van een finance company, of zelfs van een volledige in-house bank.

 

Het huidige ITMIS ontwerp verzorgt een negental hoofdfuncties. Deze zijn in de systeem-architectuur op elkaar afgestemd. De functies zijn: fixed data administration, funds management, cashflow management, rerouting en netting, account handling, money movement, forecasting, analysis, en accounting support.

(zie bijlage)

 

De functies in het referentiemodel ITMIS

Control & Fixed Data Administration:

Met deze functie worden de relatief vaste gegevens vastgelegd. Het betreft organisatiegegevens en beheersingsgegevens, relevant voor treasury controlling.

Onder meer gaat het om gegevens inzake financiële tegenpartijen, eigen concern-onderdelen en de interne organisatie van de treasury (functiescheiding en autorisatiestructuur, bankrekeningen en interne rekeningen courant). Voor beheersingsdoeleinden worden gegevens vastgelegd van verkregen en verstrekte faciliteiten en limieten. Tenslotte per organisatie(-onderdeel) en per financieel instrument gestandaardiseerde methodes voor vastlegging, betaling (financiële logistiek), boeking en balans-waardering voor de hele cyclus van de rechten en verplichtingen.

Door deze functie worden ook diverse controlling-rapportages verzorgd.

 

Cashflow Management:

Deze functiemodule richt zich op de operationele geldstromen van het concern. Het verzorgt de registratie van en informatie over de commitments en de daaruit voortvloeiende geldtransacties.

De module kan in zijn uitgebreide versie dienen als "front-end" systeem bij een werkmaatschappij en kan eventueel worden uitgebouwd tot een volwaardig debiteuren- of crediteurensysteem. Voorts wordt de debiteurenreconciliatie verzorgd op basis van onder meer de electronische betalingsrapportage van banken. De functie ondersteunt cash en credit management activiteiten.

Tenslotte zorgt deze functie voor de geldpositiebepaling op basis van operationele activiteiten.

 

Forecasting:

Op basis van de vastgelegde operationele commitments en de financiële contracten worden door deze functie de liquiditeitenvoorspellingen opgesteld.

Binnen de Forecasting-functie worden geldstroomgegevens geaggregeerd en gemodeleerd tot valuta-exposure- en liquiditeitenprognoses. Binnen de Forecast Variance Analysis worden achteraf de prognoses vergeleken met de feitelijke ontwikkelingen. De prognoses worden opgesteld per concern-onderdeel (Groupcompany Forecasting), gesplitst naar operationele activiteiten en financiële activiteiten, en tevens geconsolideerd weergegeven (Corporate Forecasting).

 

Analysis

Deze functie stelt ondersteunende rekenroutines voor operationele beslissingen ter beschikking, en analysemodellen voor managementdoeleinden.

Het betreft hier "decision-support" deelsystemen, die binnen ITMIS met diverse functies zijn geintegreerd. Daarbij worden voortdurend via datacommunicatie ter beschikking staande relevante financiële marktgegevens zoals koers- en rentenoteringen gebruikt.

 

Funds Management

Met behulp van deze functie worden de financiële activiteiten van de treasury in de financiële markten ondersteund. Binnen deze functie worden de financiële contracten afgesloten en de transacties aangemaakt.

Contracten worden real time gecontroleerd op uitgevaardigde richtlijnen zoals positie- en transactielimieten, settlement instructies, tegenpartijen. Hierna worden ze gefiatteerd en geregistreerd met de daarbij relevante koersen en rentenoteringen van het contractmoment. Hier worden ook de bijbehorende confirmaties, adviezen en betalingsopdrachten geïnitieerd. Informatie ontvangen van exteren partijen wordt hier gereconcilieerd met de eigen administratie.

De transactieverwerking verzorgt de vastlegging van contracten in termen van geldstromen, en genereert gegevens voor de bijwerking van de eigen posities.

 

Rerouting & Netting

Met deze functie wordt bereikt dat geselecteerde geldstromen worden getransformeerd en dat de intercompany afwikkelingen resulteren in gesaldeerde betalingen.

De Rerouting-functie zorgt voor de valuta- en betaaltermijn-omrekening van geselecteerde debiteuren- en crediteurenposten voor "interne factoring" en re-invoicing. Het past de debiteuren- en crediteuren-relaties aan. In het geval van reinvoicing worden ook facturen gemaakt, zowel voor intercompany-posten als voor derden-posten.

De Netting-functie verzorgt de periodieke calculatie van de netto intercompany betalingen, op bilaterale of multilaterale basis, in de basisvaluta van ieder concernonderdeel. Ook worden de gewenste rapportages vervaardigd.

 

Money Movement:

De geldmobilisatiefunctie op werkmaatschappij- of afdelingsniveau wordt door deze module verzorgd. Betaal- en incasso-opdrachten worden hier opgesteld.

De automatische aanmaak van betalingsinstructies voor banken - real time, individueel of in batchvorm - wordt binnen deze functie uitgevoerd. De Payment Control module controleert op de beschikbaarheid van banksaldi en faciliteiten. Na het passeren van autorisatie- en beveiligingsroutines wordt de functie Payments Release gestart die de aanlevering van de betalingen verzorgt via geselecteerde banken.

 

Account Handling

Deze hoofdfunctie omvat de functies Bank Account Handling en Intercompany Account Handling, die beide ook met valutaire saldi werken.

Bank Account Handling reconcilieert de saldorapportage van banken met de eigen saldo-informatie. Binnen Bank Account Handling verzorgt de module Bank Account Interest Calculation de controle op de rentestaffels van de banken.

Intercompany Account Handling boekt de intercompany rekeningmutaties en genereert saldo-informatie en dagafschriften. Periodiek worden rente-calculaties uitgevoerd en wordt deze op de intercompany rekeningen bijgeschreven.

 

Accounting Support

De Accounting Support verzorgt de gehele financiële administratie van de financiële activiteiten binnen ITMIS en kan periodiek de afsluitende boekingen aanleveren voor de concernadministratie.

Binnen deze functie worden voor de financiële transacties in al hun stadia van ontstaan, verrekening en beeindiging automatisch de juiste journaalpost-regels aangemaakt voor de financiële administratie. Gekozen is voor een "single-currency"-grootboeksysteem waarbij het mogelijk is een afzonderlijke financiële administratie voor iedere muntsoort en voor diverse (bijvoorbeeld fiscale) doeleinden te voeren.

Dientengevolge worden ook automatisch periodieke herwaarderingen uitgevoerd en geboekt in alle relevante grootboeken.